Come archiviare documenti cartacei

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Ogni volta che devi cercare un documento importante (es. un estratto conto della banca, una bolletta, ecc.) perdi sempre un mucchio di tempo perché non ricordi dove l’hai messo? Scusa, ma perché non digitalizzi tutto e organizzi i tuoi documenti più importanti sul PC? In questo compito può aiutarti FlashJetScan.

Si tratta di un programma gratuito per Windows che permette di scansionare i documenti direttamente in formato PDF e di organizzarli sul PC suddividendoli in categorie personalizzate. È molto più semplice da usare che da spiegare, quindi direi di mettere al bando le ciance e vedere subito come archiviare documenti cartacei utilizzandolo.

Il primo passo che devi compiere per scoprire come archiviare documenti cartacei è collegarti al sito Internet di FlashJetScan e cliccare prima sulla voce FlashJetScan e poi sul pulsante Download per scaricare il programma sul tuo PC. A download completato apri, facendo doppio click su di esso, l’archivio appena scaricato (FJScan.Pub.2.0.zip), estraine il contenuto in una cartella qualsiasi ed avvia il programma setup.exe per far partire il processo d’installazione di FlashJetScan.

Nella finestra che si apre, clicca sul pulsante Accept per avviare il download e l’installazione di SQL Server Compact 3.5 SP2 (un componente aggiuntivo necessario al corretto funzionamento del software), dopodiché fai click su Install per portare a termine il processo d’installazione ed avviare FlashJetScan.

Prima di archiviare documenti cartacei, devi creare le categorie (ossia le cartelle) in cui andrai a salvare i documenti scansionati per mantenerli organizzati. Clicca quindi sul pulsante Add category e, nella finestra che si apre, digita il nome della categoria da creare (es. Bollette) nel campo Name, clicca sul pulsante […] per selezionare cartella in cui salvare i documenti scansionati in quella categoria e clicca sul pulsante Save per salvare le impostazioni.

Dopo aver creato tutte le categorie di cui hai bisogno (es. Bollette, banca, fatture, ecc.), clicca sul pulsante Scan document per avviare la scansione di un nuovo documento con FlashJetScan. Nella schermata che si apre, seleziona la categoria del documento da digitalizzare dal menu a tendina Category, assegna un nome al file digitandolo nel campo Description e clicca sull’icona dello scanner in alto a sinistra per avviare il processo di scansione.

Nella finestra che si apre, selezionare la qualità con cui desideri digitalizzare il documento (es. Documento a colori) e clicca prima sul pulsante Scansione e poi su Fine e sull’icona del floppy disk per terminare l’opera di archiviazione del tuo documento (ex) cartaceo.

Sarà possibile consultare in qualsiasi momento l’archivio dei documenti scansionati con FlashJetScan cliccando sul pulsante Search documents nella finestra principale del programma. Potrai cercare i file in base a nomi, categorie di appartenenza e data di creazione.

Per visualizzare uno dei documenti digitalizzati con FlashJetScan, basterà fare doppio click su di esso o recarsi nella cartella in cui è conservato ed aprirlo da lì. Tutto molto semplice ed immediato.