Come archiviare la posta elettronica

di

A lungo andare, la cartella della posta in arrivo in cui i nostri client di posta elettronica salvano le e-mail che ci arrivano ogni giorno finisce con l’appesantirsi rendendo il caricamento dei programmi molto lento e lo spazio occupato dalla posta elettronica sul disco troppo grande. Per questo motivo, tutti i principali programmi per la posta elettronica includono una funzione di archiviazione attraverso la quale si prendono i messaggi più vecchi e li si spostano dalla cartella principale con le e-mail in arrivo ad una cartella o un drive secondario riservati all’archivio.

Con la guida di oggi, voglio quindi spiegarti come archiviare la posta elettronica usando questa utile funzione presente in tutti i principali client per la posta elettronica ed anche in alcuni famosi servizi di web-mail. Il procedimento è spesso automatico e comunque molto semplice da eseguire, quindi direi di non perdere altro tempo e di passare subito all’azione.

Partiamo vedendo come archiviare la posta elettronica in Microsoft Outlook, il famosissimo client per la posta elettronica incluso nel pacchetto Office. Per attivare l’archiviazione della posta in Outlook, non devi far altro che selezionare con il pulsante destro del mouse la cartella della Posta in arrivo e selezionare la voce Proprietà dal menu che compare.

Nella finestra che si apre, spostati nella scheda Archiviazione automatica e metti il segno di spunta accanto alla voce Archivia elementi nella cartella usando le impostazioni predefinite (se vuoi archiviare i messaggi presenti nella posta in arrivo usando le impostazioni predefinite) oppure accanto alla voce Archivia la cartella utilizzando queste impostazioni (se vuoi archiviare la posta usando impostazioni differenti per ciascuna cartella).

Nel primo caso, puoi regolare le impostazioni predefinite sull’archiviazione della posta cliccando sul pulsante Impostazioni di archiviazione predefinite e impostando nella finestra che si apre il numero dei giorni dopo i quali si devono archiviare i messaggi, la cartella di destinazione degli archivi, ecc.. Nel secondo caso, invece, devi mettere il segno di spunta accanto alla voce relativa alla cartella in cui spostare i messaggi archiviati e impostare il numero di mesi, settimane o giorni dopo i quali procedere all’archiviazione dei messaggi.

Se vuoi archiviare la posta elettronica ed utilizzi Mozilla Thunderbird, devi recarti nel menu Strumenti del programma e selezionare la voce Impostazioni account dal menu che compare. Nella finestra che si apre, clicca prima sulla voce Cartelle e copie nella barra laterale di sinistra e poi sul pulsante Opzioni di archiviazione. Metti quindi il segno di spunta accanto al tipo di cartella che vuoi usare per l’archiviazione dei tuoi messaggi (annuale o mensile) e clicca sul pulsante OK per due volte consecutive per salvare i cambiamenti.

Una volta scelte le tue impostazioni, puoi archiviare le e-mail di Thunderbird manualmente selezionandole dalla posta in arrivo con il mouse, facendo click destro su di esse e selezionando la voce Archivia dal menu che compare. Per eseguire questo compito in automatico, potresti creare un filtro che sposta i messaggi da una certa data in poi nella cartella archivio ma non si tratta di una funzione di archiviazione automatica come quella di Outlook.

Infine, devi sapere che anche gli utenti di Gmail possono archiviare la posta elettronica, evidentemente non per liberare spazio su disco (visto che si tratta di un servizio online) ma per riordinare la cartella della posta in arrivo. Per archiviare dei messaggi in Gmail basta mettere il segno di spunta accanto ai titoli delle e-mail da archiviare e cliccare sul pulsante Archivia che si trova in alto a sinistra (quello a forma di scatola).

Si può anche creare un filtro automatico che archivia i messaggi in base a determinati fattori (mittente, allegati, data, ecc.), cliccando sulla freccia che si trova sul lato destro della barra di ricerca delle e-mail (dopo aver fatto una ricerca) e selezionando la voce Crea un filtro con questa ricerca dal menu che compare.