Come firmare un documento Word

a cura di

Hai bisogno di redigere un documento Word da far visionare e convalidare dal tuo capufficio? Allora devi assolutamente imparare come firmare un documento Word. Forse non tutti lo sanno, ma il celebre word processor di Microsoft include una funzione che permette di inserire dei campi per la firma all’interno dei documenti di testo.

Questo campo può essere usato per convalidare il contenuto dei file e proteggerlo da modifiche non autorizzate (anche senza valore legale). Lo so, detta così può sembrare una cosa difficile m ti assicuro che invece è alla portata di tutti. Su, provaci! Scommetto che ci riuscirai senza bisogno di troppi aiuti.

Il primo passo che devi compiere per imparare come firmare un documento Word è aprire il file in cui inserire la firma, selezionare la scheda Inserisci nella barra degli strumenti di Word e cliccare sul pulsante Riga della firma > Riga della firma di Microsoft Office collocato in alto a destra. In questo modo, avvierai la procedura per inserire un campo per la firma all’interno del documento.

Nella finestra che si apre, clicca sul pulsante OK e compila il modulo che ti viene proposto digitando il nome della persona che deve firmare il documento (es. Mario Rossi), il titolo del firmatario (es. Direttore), l’indirizzo di posta elettronica del firmatario e le istruzioni per il firmatario (es. Verificare il contenuto del documento prima di firmarlo). Per salvare le impostazioni, clicca su OK e vedrai comparire il campo della firma nel foglio di lavoro.

Per firmare il documento di Word, la persona preposta a questo compito dovrà fare doppio click sul campo di firma, cliccare sul pulsante OK e scegliere se creare un proprio ID digitale (la cui autenticità si può verificare solo sul PC in uso) oppure ottenere un ID digitale da un partner di Microsoft (riconosciuta su tutti i PC) mettendo il segno di spunta accanto ad una delle due opzioni.

Bisognerà quindi compilare un modulo con i propri dati personali, cliccare sul pulsante Crea e scegliere se firmare con un testo semplice o l’immagine di una firma reale, cliccando sulla voce Seleziona immagine. Il file di Word firmato non potrà essere più modificato, altrimenti perderà la sua autenticità.

È possibile firmare un documento Word anche senza autografare il file in maniera visibile ad occhio nudo. Per sfruttare questo secondo metodo di autenticazione, devi aprire il documento da firmare in Word e cliccare prima sul pulsante File che si trova in alto a sinistra e poi sul menu Proteggi documento > Aggiungi firma digitale.

Nella finestra che si apre, clicca sul pulsante OK, seleziona l’identità con cui firmare il documento e specifica lo scopo della firma nell’apposito campo di testo. Dopodiché, fai click sul pulsante Firma e il documento verrà autenticato. L’autenticità del file verrà segnalata dalla presenza di una piccola coccarda rossa nella barra di stato di Word e si perderà qualora il documento venisse modificato in maniera non autorizzata.

Per realizzare documenti virtuali con valore legale, devi usare una firma digitale autorizzata. Trovi maggiori informazioni su come ottenerne una e come usarla per autenticare file Word, PDF ed altri documenti nella mia guida su come apporre la firma digitale.