Digitalizza I Tuoi Documenti Cartacei E Organizzarli In Un Archivio Digitale
Quanti documenti! Oddio, come farò a trovare proprio quello che mi serve? Non mi basterà nemmeno una sola giornata di lavoro. E’ inutile che guardi la pila di documenti che si è formata sulla tua scrivania.
Se non riesci a trovare i documenti che ti servono, la colpa è solamente tua dato che non li hai voluti catalogare quando ne hai avuto l’opportunità e li hai lasciati a poltrire sulla tua scrivania. Ben ti sta!
Ma da oggi si cambia, in meglio, con PaperArchiver, che permette di digitalizzare tutti i nostri documenti cartacei e di catalogarli in un grande archivio digitale. I vantaggi sono enormi: puoi inserire nell’archivio digitale tutti i documenti cartacei della tua scrivania, averli sempre a disposizione e trovarli in un attimo senza dover spulciare fra centinaia di documenti.
(Foto Yay legal documents! di ifindkarma)
Installare e configurare PaperArchiver
Collegati sul sito Internet di PaperArchiver, fai click prima sul pulsante blu Downloads alla fine della pagina e poi sul pulsante Softpedia che appare in alto a destra sotto la voce Download Sites.
Nel nuovo sito Internet che si apre, fai click sul pulsante rosso Download e poi sulla voce External Mirror 1 per scaricare PaperArchiver sul tuo computer. Al termine dello scaricamento, estrai l’archivio scaricato in una cartella qualsiasi del tuo computer e fai doppio click sul file di installazione (paperarchiver_installer.exe).
Nella prima finestra che si apre, fai click sul pulsante OK, poi fai sempre click sul pulsante Next e su Install per avviare il processo di installazione vero e proprio. Alla fine del processo di installazione, fai click sul pulsante Finish.
Al termine dell’installazione, si apre PaperArchiver. Fai click sullo spazio vuoto sotto la voce Archive folder: nella finestra che si apre, scegli la cartella in cui salvare il tuo archivio digitale di documenti e fai click sul pulsante OK.
Digita a questo punto la password che ti verrà chiesta per accedere al tuo archivio digitale in Administrator password e in Administrator password (Confirm) e fai click sul pulsante Accept.
Nella finestra che si apre, fai click sulla bandiera inglese, digita la password appena impostata in Password e fai click sul pulsante Login per entrare nel tuo archivio digitale.
Come utilizzare al meglio PaperArchiver
La prima cosa che devi fare a questo punto è creare un archivio in cui memorizzare digitalmente i documenti. Io ho ad esempio creato l’archivio Contratti in cui archivio i contratti di lavoro e l’archivio Fatture in cui conservo le fatture.
Per creare un archivio, fai click sul primo pulsante (Create archive) presente nel menu in alto nella finestra principale di PaperArchiver. Nella finestra che si apre, digita il nome dell’archivio in Title, una sua breve descrizione in Description e fai click sul pulsante Save.
Per scannerizzare un documento ed inserirlo all’interno di un archivio, fai click sulla voce Archives nella colonna di sinistra del programma e poi sul nome dell’archivio. A questo punto, fai click sul pulsante a forma di scanner (Add document) presente nel menu in alto nella finestra principale di PaperArchiver.
Nella finestra che si apre, la prima volta fai click sul pulsante Select scanner, seleziona il tuo scanner nel menu che viene mostrato e fai click sul pulsante Seleziona. A questo punto spunta la voce Scan document e fai click sul pulsante Next: si apre il programma di scannerizzazione del nostro scanner, in cui dobbiamo avviare la scannerizzazione del documento da archiviare.
Al termine della scansione, si apre la finestra Verification in cui devi fare click sul pulsante No. Non ti resta che compilare le informazioni sul documento e fare click sul pulsante Update: compila le informazioni circa il titolo del documento (Title), il suo contenuto (Description) e la sua tipologia (Category).
Per visualizzare un documento scannerizzato, basta spostarsi all’interno del nostro archivio digitale e fare doppio click sul suo nome. Semplice e veloce.
Vorrei avere un’ informazione, il documento scannerizzato ed inserito in questo archivio, può essere stampato all’occorrenza?
Grazie per le info!!
Il programma sarà sicuramente utile.
Vorrei segnalare il mio punto di “Vista” (Microsoft)
Dunque, (mumble mumble).. Catalogare i documenti, eliminare la carta, (ma forse è meglio tenerla) registrarli su hard disk, poi su floppy (va bene quelli non esistono +) sui CD o DVD.
Meraviglie della tecnologia, quando ci servono i documenti basta inserire il CD ed ecco il nostro documento bello e fiammente sul monitor Lcd… ecco che arriva il documento, sta arrivando,, ancora un attimo .. ma che succede cosa diavolo dice il computer “sector no found”, ma come il computer nuovissimo con l’ultimo S.O. superaggiornato, il CD l’avevo lasciato qui sopra la scrivania “solo qualche settimana”.. Non sarà per caso che la luce del sole (siamo in agosto) lo ha rovinato?
Ma poco importa avevo fatt o un backup su una pennatta USB che la tengo sempre qui nel primo cassetto della scrivania, ora la prendo subito. “Ma chi è stato qeul disgraziato che ha rovistato nel mio cassetto la penna USB non la trovo pù”.
…..
La breve storia la fisco qui.. potrei continuarla ma sono sicuro che altri avranno da aggiungere qualche situazione simile.
Poi esiste un’altro particolare, molto interessante al giorno d’oggi (privacy): questi documenti saranno perduti e rovinati per noi, ma “molto” probabilmente saranno archiviati in un multi-tera hard disk di qualcuno (Hacker?). Catalogando in maniera certosina tutto quanto abbiamo semplificato il lavoro di costoro. (Cosa se ne faranno dei nostri documenti, ma nulla naturallllllmmmente! E se no cosa cavolo fanno le società (Enti) (Hacker??) ad inondare i Komputerrr mondiali di virus spyware?
Catalogate gente, catalogate!
Ma la storia di Provenzano non vi ha insegnato nulla? PIZZINI dovete usare.
non apre pdf suggerimenti?
ciao Salvatore, ho provato il programma PapreArchivier ma non sono stato soddisfatto
le immagini da scanner vengono nere e sfuocate ed anche il documento.
quando avevo office 2003 nella sezione strumenti di office c’era un programmino per digitallizare i documenti e li trasformava in file “TIF” da quando ho installato office 2007 con server pack 1 non trvo più questa voce è mi è dispiaciuto molto perchè era ottimo e semplice.
grazie a presto
Per la conservazione legale (stracciare i documenti cartacei) ci vogliono applicazioni apposta che dopo la scansione lavorano i file con firma digitale e marcatura temporale per dare valore legale agli archivi.
E’ difficile trovare software di questo tipo gratuiti, noi ne usiamo uno a pagamento docPorter
http://www.alainformatica.com/index.php/docporter/
In Italia i contratti telematici hanno un valore molto inferiore e sono da considerarsi solo “precontratti” se non in certi casi specifici.
Negli USA invece la spunta in un checkbox di accettazione di condizioni contrattuali ha valore legale di firma autentica.
Come a dire: dipende dallo stato in cui per competenza si è firmato il contratto.
Molto Meglio Firedoc
http://www.firedoc.it
Ciao,
assolutamente NO. La versione digitale costituisce una COPIA, anche se tengo conservata la versione cartacea.
SA
“Io ho ad esempio creato l’archivio Contratti in cui archivio i contratti di lavoro e l’archivio Fatture in cui conservo le fatture.”
I contratti scannerizzati hanno valore legale ? Puoi stracciare il contratto cartaceo ?