Come salvare documenti scannerizzati
Quanti documenti! Oddio, come farò a trovare proprio quello che mi serve? Non mi basterà nemmeno una sola giornata di lavoro. E’ inutile che guardi la pila di documenti che si è formata sulla tua scrivania.
Se non riesci a trovare i documenti che ti servono, la colpa è solamente tua dato che non li hai voluti catalogare quando ne hai avuto l’opportunità e li hai lasciati a poltrire sulla tua scrivania. Ben ti sta!
Ma da oggi si cambia, in meglio, con PaperArchiver, che permette di digitalizzare tutti i nostri documenti cartacei e di catalogarli in un grande archivio digitale. I vantaggi sono enormi: puoi inserire nell’archivio digitale tutti i documenti cartacei della tua scrivania, averli sempre a disposizione e trovarli in un attimo senza dover spulciare fra centinaia di documenti.
GUARDA: PROGRAMMI PER ORGANIZZARE IL LAVORO
(Foto Yay legal documents! di ifindkarma)
Installare e configurare PaperArchiver
Collegati sul sito Internet di PaperArchiver, fai click prima sul pulsante blu Downloads alla fine della pagina e poi sul pulsante Softpedia che appare in alto a destra sotto la voce Download Sites.
Nel nuovo sito Internet che si apre, fai click sul pulsante rosso Download e poi sulla voce External Mirror 1 per scaricare PaperArchiver sul tuo computer. Al termine dello scaricamento, estrai l’archivio scaricato in una cartella qualsiasi del tuo computer e fai doppio click sul file di installazione (paperarchiver_installer.exe).
Nella prima finestra che si apre, fai click sul pulsante OK, poi fai sempre click sul pulsante Next e su Install per avviare il processo di installazione vero e proprio. Alla fine del processo di installazione, fai click sul pulsante Finish.
Al termine dell’installazione, si apre PaperArchiver. Fai click sullo spazio vuoto sotto la voce Archive folder: nella finestra che si apre, scegli la cartella in cui salvare il tuo archivio digitale di documenti e fai click sul pulsante OK.
Digita a questo punto la password che ti verrà chiesta per accedere al tuo archivio digitale in Administrator password e in Administrator password (Confirm) e fai click sul pulsante Accept.
Nella finestra che si apre, fai click sulla bandiera inglese, digita la password appena impostata in Password e fai click sul pulsante Login per entrare nel tuo archivio digitale.
Come utilizzare al meglio PaperArchiver
La prima cosa che devi fare a questo punto è creare un archivio in cui memorizzare digitalmente i documenti. Io ho ad esempio creato l’archivio Contratti in cui archivio i contratti di lavoro e l’archivio Fatture in cui conservo le fatture.
Per creare un archivio, fai click sul primo pulsante (Create archive) presente nel menu in alto nella finestra principale di PaperArchiver. Nella finestra che si apre, digita il nome dell’archivio in Title, una sua breve descrizione in Description e fai click sul pulsante Save.
Per scannerizzare un documento ed inserirlo all’interno di un archivio, fai click sulla voce Archives nella colonna di sinistra del programma e poi sul nome dell’archivio. A questo punto, fai click sul pulsante a forma di scanner (Add document) presente nel menu in alto nella finestra principale di PaperArchiver.
Nella finestra che si apre, la prima volta fai click sul pulsante Select scanner, seleziona il tuo scanner nel menu che viene mostrato e fai click sul pulsante Seleziona. A questo punto spunta la voce Scan document e fai click sul pulsante Next: si apre il programma di scannerizzazione del nostro scanner, in cui dobbiamo avviare la scannerizzazione del documento da archiviare.
Al termine della scansione, si apre la finestra Verification in cui devi fare click sul pulsante No. Non ti resta che compilare le informazioni sul documento e fare click sul pulsante Update: compila le informazioni circa il titolo del documento (Title), il suo contenuto (Description) e la sua tipologia (Category).
Per visualizzare un documento scannerizzato, basta spostarsi all’interno del nostro archivio digitale e fare doppio click sul suo nome. Semplice e veloce.
Pubblicato da Salvatore Aranzulla il 12 marzo 2008
ciao a tutti. Vorrei chiedervi se conoscete un programma per l’archiviazione documenti cartacei ma più precisamente un programma che non si limiti a digitalizzarli e a gestirli elettronicamente ma che possa gestire anche un archivio documenti fisici, ovvero, che possa risalire all’ubicazione fisica e che possa effettuare una ricerca fornendo indicazioni differenti. Per spiegarmi meglio… se cerco un bonifico emesso dalla banca presso la quale ho il conto per il pagamento delle spese condominiali, vorrei poter arrivare al documento facendo una ricerca fra tutti i bonifici emessi da quella banca oppure fra tutti i pagamenti effettuati a favore del condominio nel caso in cui questi siano effettuati da banche differenti o con mezzi di pagamento differenti. Non so se mi sono spiegato. Un altro esempio… cercare la ricevuta di pagamento di una cartella esattorale emessa da Soris a favore di Cosrab (raccolta rifiuti) e quindi cercare o fra tutti i pagamenti richiesti da Soris o da Cosrab. Mi affido a Voi ringraziondovi anticipatamente.